Het mooie weer heeft zich laten zien en de vakantie komt eraan! Een moment waar je waarschijnlijk heel erg naar uitkijkt: lekker even weg en genieten van vrije tijd. Maar als ondernemer kun je niet zomaar alles uit je handen laten vallen. Zeker niet als het op financiën aankomt. Daarom deel ik in deze blog drie tips met je om grip op jouw cijfers te hebben tijdens de vakantie. Zo kun jij relaxt op reis.
Voor mij betekent de zomervakantie vooral dat de kinderen acht weken thuis zijn. Soms gaat dat goed, maar ik zit af en toe in de knoop met mezelf hoe ik het ondernemerschap en moederschap kan combineren. Met mijn dochter thuis is het bijvoorbeeld niet makkelijk om te bellen met klanten. Zij is nieuwsgierig en wil altijd weten met wie ik bel (en het liefst ook even met diegene kletsen).
Financiën tijdens vakantie
Mijn vakanties moet ik dus goed plannen. Wij gaan deze zomer twee of drie weken als gezin op vakantie én ik ga eindelijk weer naar Nederland. In de periode dat wij niet op vakantie zijn, gaat mijn dochter tien dagen naar de buitenschoolse opvang. Zo kan ik in focusdagen aan mijn bedrijf werken en op die dagen gesprekken met mijn klanten plannen.
Dat is mijn plan voor de zomervakantie! Voor mij is het normaal om voor de vakantieperiode te zorgen dat mijn financiën op orde zijn. Zo kan ik relaxt aan de vakantie beginnen. Daarom deel ik mijn drie tips met je om grip op je financiën te houden tijdens je vakantie. Zo hoef je je alleen maar zorgen te maken over het inpakken van de koffers en niét over de financiën in je bedrijf.
- Zorg dat de administratie is bijgewerkt voordat je weggaat
Ook als dat betekent dat je op de laatste avond voordat je in het vliegtuig stapt alles nog moet bijwerken. Doe het alsjeblieft. Het laatste wat je wilt, is dat die stapel papierwerk op je ligt te wachten als je terugkomt. Op vakantie krijg je vaak nieuwe inspiratie voor je bedrijf en als je thuis bent wil je natuurlijk het liefst meteen aan de slag met die nieuwe ideeën. En niet tegen een hele berg administratie aanhikken. Want wees eerlijk: administratie is sowieso een saai klusje waar je geen zin in hebt als je net terug bent van een reis.
Regel dus voordat je weggaat het betalen van de facturen. Zet alle bonnen in het systeem of stuur deze naar jouw boekhouder. Zo kun je met een schone lei op vakantie!
- Automatiseer facturen en betalingen
Zijn er betalingen die gedaan moeten worden als jij op het strand ligt? Zet ze vast klaar in je bankomgeving. Hetzelfde geldt voor herinneringen aan klanten. Ook als je deze normaal gesproken handmatig verstuurd, kun je de mails alvast klaarzetten in je systeem. Dit geldt ook voor facturen: ook die kun je klaarzetten met de juiste datum erop. Zo lopen jouw betalingen en facturen door terwijl jij op ligt te genieten aan het zwembad of wandelt in de natuur.
- Maak een cashflowoverzicht
Als je bovenstaande stappen hebt uitgevoerd, moet je wél genoeg cash hebben om jouw betalingen te doen. Niets zo vervelend als alles automatiseren, om vervolgens niet genoeg saldo op je rekening te hebben. Let ook op: het gebeurt bijna niet, maar bedrijven onderling mogen elkaar op het moment dat de factuur vervallen is meteen incassokosten sturen. Je wilt dus op tijd zijn met de betalingen.
Maak een cashflowoverzicht voordat je de koffers pakt, zodat je zeker weet dat al jouw geautomatiseerde betalingen gedaan worden. Hoe je dat doet? Schrijf als eerste jouw huidige banksaldo op. Bepaal dan hoeveel geld je verwacht dat er binnenkomt in de periode dat je op vakantie bent (+ een paar dagen extra). Neem alles mee: de facturen, de herinneringen en eventueel geld dat je nog krijgt van de Belastingdienst. Dit bedrag tel je op bij je huidige banksaldo. Daarna bepaal je de kosten in de periode dat jij vakantie viert: kijk naar facturen die jij moet betalen en kosten die automatisch afgeschreven worden. Dat bedrag trek je van het eerste bedrag af.
Blijft er een leuk geldbedrag over? Dan zit je goed. Let op dat dit bedrag niet afhankelijk is van één grote factuur van één klant. Als die klant toch niet betaalt, zit je alsnog met een tekort. Is het bedrag niet helemaal toereikend? Misschien kun je voor de zekerheid een bedrag van je spaarrekening halen. En als je nog geld moet krijgen van een klant, kun je voordat je op vakantie gaat een herinnering sturen. Zo onderneem je actie voordat er eventueel een tekort komt.
Als je deze drie tips toepast, weet je zeker dat het tijdens je vakantie goed zit met de financiën in jouw bedrijf. Je financiën regelen voordat je weggaat geeft rust. Jij voelt grip op je bedrijf én je cijfers en kunt met een voldaan gevoel van de vakantie genieten.
Heb je deze tips toegepast in de vakantieperiode? Ik zou het supertof vinden als je me laat weten hoe het voor je werkte! Dat kan via een berichtje op Instagram of LinkedIn. Alvast veel plezier op vakantie!