Het is altijd vervelend als een klant niet betaalt. Jij krijg je geld niet én je moet herinneringen sturen om ervoor te zorgen dat het bedrag toch op je rekening komt. Dat is vaak het laatste waar je zin in hebt. Maar als de situatie zich voordoet, kan ik het wél een stukje makkelijker voor je maken. In deze blog leg ik uit welke stappen je kunt zetten als een klant niet heeft betaald.
Zeker als je aan het begin van het ondernemerschap staat, is iedere euro die binnenkomt er weer één. Om van te leven, maar ook om te investeren in je business. Daarom wil je natuurlijk dat jouw facturen op tijd worden betaald. Daar heb je zelf ook invloed op. Je kunt bijvoorbeeld de betalingstermijn duidelijk communiceren en het klanten makkelijk maken om te betalen. Maar soms is zelfs dat niet genoeg en is jouw klant toch te laat.
Als de betalingstermijn verlopen is, wacht ik zelf meestal twee of drie dagen voordat ik actie onderneem. Zeker als de termijn op vrijdag verloopt, kun je afwachten of er na het weekend toch wordt betaald. Gebeurt dat niet? Volg dan dit stappenplan:
- Herinnering sturen
Het lijkt een open deur, maar stuur allereerst een herinnering aan je klant. Wat voor herinnering dat is, hangt af van jouw relatie met de klant. Als je bijvoorbeeld producten verkoopt in een webshop en je geen persoonlijke band met een klant hebt, kun je een mail sturen vanuit jouw boekhoudpakket met een algemene herinnering. Die is vaak minder persoonlijk en formeler. Heb je wél een persoonlijke band met je klant? Bijvoorbeeld omdat je dienstverlenend ondernemer bent? Dan zou ik geen standaard herinnering sturen, maar een persoonlijke mail.
Waarom? Let me explain: ik had een superleuke samenwerking met een onderneemster en was per ongeluk vergeten te betalen. Ik had niet gezien dat haar betalingstermijn 7 dagen was (ik ga meestal uit van 14 dagen). Vervolgens kreeg ik een korte en pinnige mail met de herinnering om te betalen. Door die mail ging ik twijfelen: vond zij de samenwerking net zo leuk als ik? Ik kreeg een nare bijsmaak van die mail en dat heeft ervoor gezorgd dat ik tot nu toe geen ander traject meer met haar ben aangegaan.
Veel ondernemers zijn bang de relatie met hun klant te schaden als ze een betalingsherinnering sturen. Maar als je een persoonlijke mail schrijft, kun je de plank nooit misslaan en blijft jouw relatie goed. Wat ik meestal stuur, is een mail in de trant van:
‘Hoi, ik zag dat de factuur niet betaald is. Heb je er misschien vragen over of is iets onduidelijk? Dan beantwoord ik je vragen graag.’
Daarmee leg je de bal bij de klant. Juist door de persoonlijke benadering krijg je vaak een uitleg van de klant waarom ze niet betaald heeft en weet je wanneer je de betaling kunt verwachten. Een win-winsituatie: jij krijgt je geld en de samenwerking tussen jou en je klant blijft fijn.
Stel dat je klant dan nog niet heeft betaald, kun je een tweede herinnering sturen. Mijn advies is om dit te doen via een andere route. Heb je de vorige keer gemaild? Stuur nu een appje. Blijf vriendelijk en vraag bijvoorbeeld of er iets is misgegaan met de betaling. Ook op deze manier schaad je de band met je klant niet. Deze tweede herinnering is overigens niet verplicht. Als jij weet dat je niet door wilt met een klant, of als het een particuliere klant is waar je geen band mee hebt, kun je ook meteen doorgaan naar de volgende stap.
- Formele aanmaning
Na de herinneringen, stuur je een formele aanmaning. Dit is een brief op zakelijke toon waarin je de situatie uitlegt en de klant nogmaals vraagt te betalen. Let op: bij particuliere klanten is het bij wet verplicht om deze aanmaning te sturen voordat je de zaak uit handen geeft aan een incassobureau (stap 3).
In deze formele aanmaning moet je aangeven dat iemand nog 14 dagen heeft om zonder extra kosten de factuur te betalen. Deze 14 dagen gelden niet vanaf de datum dat jij de brief verstuurd, maar vanaf de dag dat de klant deze ontvangt. De post doet er meestal één a twee dagen over, dus je kunt rekenen op 16 dagen nadat jij de aanmaning stuurde. Als je de brief stuurt, doe dit aangetekend. Dat kost extra, maar daarmee heb je de bevestiging dat de klant de brief heeft ontvangen.
Andere eisen? In de formele aanmaning moet je vertellen dat je volgens de ‘wet incassokosten’ incassokosten in rekening brengt als de klant niet betaalt. Voor particulieren is daar een percentage voor vastgelegd. Over de eerste 2500 euro mag je 15 procent incassokosten rekenen met een minimum van 40 euro. Over de volgende 2500 euro wordt het 10 procent en zo lopen de percentages af als het bedrag hoger wordt.
Bij zakelijke klanten is een formele aanmaning niet verplicht. Sterker nog: in feite mag je zodra jouw zakelijke klant niet betaalt daar wettelijk gezien een incassobureau op zetten. Dat mag al na één dag te laat betalen. Nou doen we dat als ondernemers natuurlijk niet, maar het mág wel. Toch doe je er goed aan om ook voor zakelijke klanten dit stappenplan te volgen. Als het ooit tot een rechtszaak komt, heb jij sowieso op de juiste manier gehandeld.
Extra tip: Op het moment dat jij een formele aanmaning stuurt, kan het zijn dat een klant bij je komt en zegt: ik kan dit niet in een keer betalen, kunnen we een regeling afspreken? Je bent verplicht er alles aan te doen om tot een regeling te komen. Daar kijkt de rechter ook naar als het tot een rechtszaak komt. Komt een klant met dit verzoek? Spreek vooral een betalingsregeling af.
- Incassobureau
Heeft de klant na stap 2 niet betaald? Dan zet je een incassobureau in. Er zijn verschillende soorten, maar de meesten werken via een no cure no pay methode. Als de klant niet betaalt, hoef jij het incassobureau ook niet te betalen. Als de klant wel betaalt, betaal jij het bureau overigens ook niet omdat de incassokosten bij de klant liggen (zoals jij netjes hebt aangegeven in de formele aanmaning). Het bureau int het oorspronkelijke bedrag van de factuur plus de incassokosten. Die incassokosten houden zijzelf, het bedrag van de factuur krijg jij.
Stel je voor dat je deze stappen hebt doorlopen en de klant écht niet betaalt, dan kun je dat opnemen in je boekhouding. Jij hebt namelijk btw aan de Belastingdienst betaald, maar hebt deze btw niet ontvangen van jouw klant. Dit mag je corrigeren in je boekhouding. Dit bedrag kun je in mindering brengen bij de volgende keer dat je btw-aangifte doet. Zo hoef je in ieder geval geen belasting te betalen over een bedrag dat je nooit hebt gekregen. Let op: om dit op te nemen in je boekhouding heb je alle documenten (denk aan herinneringen) over de niet-betaalde factuur nodig.
Nog een optie: stel dat je aan het einde van het boekjaar ziet dat een factuur niet betaald is en je verwacht sterk dat dit niet meer gaat gebeuren, kun je dat ook opnemen in je boekhouding. Je winst wordt met het bedrag van de niet-betaalde factuur omlaag gebracht, zodat je daar geen winstbelasting over hoeft te betalen. Bespreek deze stap zeker met je boekhouder of accountant, maar weet dat het mogelijk is.
Heb jij weleens te maken gehad met een klant die niet betaalde? Hoe ging je daarmee om? Laat het me weten via Instagram, ik vind het superleuk om van je te horen!