Hallo lieve ondernemer,
Niks zo vervelend als jouw klant de factuur niet betaald. Allereerst is het natuurlijk helemaal niet handig dat jij jouw geld niet krijgt en ten tweede moet je er extra tijd en energie aan besteden om jouw factuur betaald te krijgen en dat kost jou in feite geld.
En denk je nu: “Huh hoezo kost het mij geld?”. Nou alle tijd die jij hierin moet steken, of dit nu fysiek tijd is of denk-tijd, kan jij niet besteden aan het uitvoeren van jouw bedrijfsactiviteit. Daardoor kan jij dit tijd niet factureren en in feite “kost” je dat dus geld.
Nu denk je misschien dat je het niet in eigen hand hebt of een klant op tijd betaald, maar je kan zeker een aantal dingen implementeren, waardoor de kans daarop vele malen groter wordt. Let me explain.
Het begint al bij de offerte. Dit is dus de eerste tip. In de meeste gevallen is het sowieso handig een offerte te sturen. Niet alleen vanwege de acceptatie van het werk, wat deze inhoudt en wat de prijs is, maar ook om jouw algemene voorwaarden te delen inclusief jouw betalingstermijn. Ga dan ook nooit aan het werk, voordat de offerte schriftelijk is geaccordeerd door jouw klant. Anders stuur je misschien een factuur voor iets waarmee jouw klant het niet mee eens is. Door het benoemen van jouw betalingstermijn heb je geen garantie dat de klant zich hieraan zal houden (vaak lezen mensen de algemene voorwaarden niet), maar mocht het, in het slechtste geval, tot een conflict komen, dan heb je altijd ondertekend bewijs van deze afspraak.
De betalingstermijn is het volgende waar je even over na moet denken. Wist je dat de wettelijke betaaltermijn op 30 dagen ligt? Dit is wat de meeste bedrijven dan ook hanteren, zodat er geen verwarring over bestaat. In ZZP-land wordt tegenwoordig steeds vaker een betalingstermijn van 14 dagen gehanteerd. Daar is niks mis mee, mits de klant hiermee vooraf akkoord gegaan is. Hiervoor is die offerte dus handig. Is de klant hier niet mee akkoord gegaan, dan mag jij nog steeds 14 dagen hanteren, maar kijk dan niet verbaasd als de klant een betalingstermijn van 30 dagen hanteert. Wettelijk gezien heeft hij daar het recht toe.
De derde tip is om zelf op tijd jouw factuur naar de klant te sturen. Stel je hebt een project afgerond, maar je hebt geen tijd om de factuur hiervoor direct te versturen. Dat kan, maar zorg dat je toch snel de tijd neemt om die factuur de deur uit te doen. Als ZZP-er (en zeker in het begin) vinden we het op een bepaalde manier “not done” om de factuur direct te versturen. En eigenlijk is dat best gek. Want hier zou je niet als “persoon” moeten denken, maar als een “bedrijf”. Sterker nog, we vinden het vaak heel normaal dat als we zelf (online) winkelen, we direct af moeten rekenen. Maar direct een factuur sturen naar je klant, dat vinden we bijna asociaal. Ik ga het je nog beter vertellen. Als jij jouw factuur al niet serieus neemt, waarom zou jouw klant deze dan wel serieus nemen? Je ziet heel vaak dat des te later een factuur gestuurd wordt, des te makkelijker deze te laat betaald wordt door de klant.
De manier waarop jij jouw betalingstermijn vermeldt op de factuur speelt ook mee. En eigenlijk is het een beetje een mindset ding te noemen. Stel ik zet op een factuur: Vervaldatum 1 november. Wanneer moet de factuur dan betaald zijn? Juist… vóór 1 november. Als eerste denken mensen vaak dat ze op 1 november zelf nog op tijd zijn. Daarnaast, als men handmatig facturen betaald, dan gebeurt er vaak het volgende. Ze denken: “o begin november moet ik die factuur betalen”. En daarmee wordt er dus automatisch te laat betaald. Ook al zijn het maar een paar dagen, jouw cashflow kan daar best onder lijden. Een mooiere term om op jouw factuur te zetten is dan ook: Uiterste betaaldatum 31 oktober. Op die manier denkt men: “o eind oktober moet ik die factuur betaald hebben”. Zie je het verschil?
En de laatste tip waarop jij jouw facturen sneller betaald kan krijgen is om jouw automatisering goed neer te zetten. Verstuur jij zelf jouw facturen via post of e-mail, dan moet de klant heel bewust haar bankprogramma opstarten om deze factuur te betalen. Als dat “vandaag” even niet lekker uitkomt, of de klant moet met readers aan de slag, dan kan het zijn dat de betaling “morgen wel komt”. Wat zomaar kan betekenen dat jouw klant een paar dagen te laat betaald. Je kunt er echter ook voor kiezen om via een boekhoudprogramma automatisch facturen te laten sturen (meestal komt deze dan in de email van de klant terecht), met daarin direct een betaalverzoek. Klik je dan op “betalen factuur” dan wordt de klant direct via iDeal naar zijn of haar bank geleidt om te betalen, waarbij zelfs alle gegevens al goed vermeld staan. Ook bestaat er een mogelijkheid (mits jij hiervoor kiest) dat de klant met creditcard of Paypal kan betalen. Door van automatisering zoals dit gebruik te maken, is bewezen dat veel facturen sneller en op tijd betaald worden. Werk jij nou niet met een boekhoudsysteem die deze mogelijkheid heeft, dan kan je er ook nog voor kiezen om vanuit jouw bankomgeving een betaalverzoek te sturen naar de klant. Wel moet je dan zelf de factuur daar even in meesturen en moet je er rekening mee houden dat dit vaak maar kan tot een bedrag van € 500,-.
Mocht jij nou vinden dat jouw facturen wel iets sneller betaald mogen worden, kijk dan eens of je deze tips zou kunnen implementeren. Mocht je nou nog een andere tip voor de andere luisteraars of mij hebben, stuur mij dan een berichtje via Instagram @the.money.flow.manager of e-mail naar info@themoneyflowmanager.com
Rest mij niks anders dan jou nog een hele fijne dag te wensen!