Hallo lieve ondernemer,
Als je als ondernemer zelf geen boekhoudervaring hebt, dan raad ik je altijd aan om een boekhouder of accountant in te huren voor de lastigere financiële zaken binnen jouw bedrijf. Iets waar de meeste ondernemers mee akkoord gaan, als ze niet al zelf een boekhouder of accountant hebben ingeschakeld.
En nu denk je misschien, wat is het verschil tussen een boekhouder en een accountant? Dat kan ik je natuurlijk vertellen.
Een accountant en een boekhouder houden zich beiden bezig met jouw financiële administratie. Het grootste verschil is dat een accountant hier ook een specifieke opleiding voor heeft gedaan en daarom deze titel mag voeren, mits hij jaarlijks zijn kennis bijhoudt. Dat wil overigens niet zeggen dat een boekhouder geen relevante opleiding heeft gedaan.
Zo heb ik een financiële opleiding en heel wat jaren ervaring. Ik kan mij dus in theorie een boekhouder noemen. Ik mag mijzelf echter geen accountant noemen, want ik heb niet de specifieke opleiding daarvoor gedaan.
Beiden kunnen jouw administratie voeren, maar in de meeste gevallen is de boekhouder er meer voor de dag tot dag zaken en heeft de accountant meer een controlefunctie.
Over het algemeen zijn het vooral boekhouders die voor de eenmanszaken de boekhouding voeren en komt de accountant pas om de hoek kijken bij andere rechtsvormen, zoals een BV. Dat is dan ook de reden dat ik in de rest van deze podcast de term “boekhouder” zal gebruiken.
En nog even een aanvullende disclaimer. Ik heb vaak de neiging om als het om boekhouders of accountants gaat “hij” te zeggen. Ik weet dat er heel veel vrouwelijke boekhouders en accountants zijn. De termen boekhouder en accountant voelen voor mij echter mannelijk en daarom zeg ik meestal “hij”. Dat zegt dus helemaal niks over de expertise van boekhoudsters.
Goed nu we dat gehad hebben.
Toen ik aan het begin van mijn The Money Flow Manager bedrijf marktonderzoek deed, kwam ik erachter dat veel ondernemers geen flauw benul hebben wat de boekhouder eigenlijk precies voor hen doet.
Ja de belastingen en iets aan het eind van het jaar ofzo.
Ehm… ok. Dus je huurt iemand in, maar verder weet je eigenlijk niet wat deze precies voor je doet?
Dat is hetzelfde als een social media expert inhuren, maar geen idee hebben wat deze plaatst op jouw Instagram.
Maar dat komt nooit voor he?
En ik begrijp het echt wel hoor! Cijfers zijn lastig of je “hebt er geen gevoel voor”. Of de boekhouder spreekt een taal van een andere planeet….
Dat ik het echter begrijp wil niet zeggen dat ik er begrip voor heb. Althans, niet als jij dit zo lekker laat gaan. En misschien klink ik nu niet zo aardig, maar ik blijf gewoon herhalen wat ik al zo vaak heb verteld en wat de meeste ondernemers nog steeds een beetje lijken te negeren en dat is: als ondernemer ben jij altijd eindverantwoordelijk voor de cijfers in jouw bedrijf.
Als een boekhouder een fout maakt met jouw administratie, dan zal de Belastingdienst altijd jou als de ondernemer een boete sturen.
En natuurlijk kan je een boekhouder vaak wel aansprakelijk stellen voor grove nalatigheden, maar het is in eerst instantie altijd aan jou om de boetes te betalen, voordat je eventueel dit geld kan verhalen op jouw boekhouder. En in zo’n situatie wil je natuurlijk liever niet terecht komen.
Schrikken?
Stiekem hoop ik een beetje van wel. Want ik zou het echt zo ontzettend zonde vinden als jij in zo’n situatie terecht zou komen.
En voor mijn gevoel hoeft het ook echt niet! Want ook al heb je misschien niet zoveel gevoel voor cijfers, het gaat hier wel om jouw bedrijf. En wie wil nou niet de ins en outs weten van haar bedrijf? Sterker nog, waarschijnlijk weet je die wel, of zou je deze vrij makkelijk kunnen achterhalen, maar houd je jezelf tegen door maar tegen jezelf te blijven zeggen dat jij geen kaas gegeten hebt van financiën.
Ik vind het dus serieus jammer om te zien dat we bijvoorbeeld bij een social media expert er bovenop zitten om te zien wat hij of zij post op Insta, maar dat we de boekhouder maar gewoon zijn of haar ding laten doen en geen idee hebben of dit goed of fout is.
En ik geloof echt wel in de expertise van vele boekhouders en accountants, maar ik heb zelf ook genoeg meegemaakt dat er fouten werden gemaakt. De boekhouder kent nou eenmaal jouw bedrijf niet zo goed als jij en dat kan dus onbewust gebeuren.
Daarom lieve ondernemer, deel ik vandaag met jou enkele werkzaamheden die de boekhouder voor jou doet, zodat je in ieder geval dat stuk een beetje beter begrijpt en jij jezelf stukje bij beetje meer in de werkzaamheden kan verdiepen.
Veel ondernemers kiezen ervoor om zelf hun dagdagelijkse administratie in de vorm van het versturen en betalen van facturen en de aangifte omzetbelasting (dat is de BTW-aangifte) te doen. Er zijn echter ook ondernemers die ook dit stuk uit handen geven aan hun boekhouder. Het is daarom zo dat in de meeste gevallen de boekhouder pas om de hoek komt kijken bij het opstellen van de jaarrekening en de aangifte van de Inkomstenbelasting.
Maar wat doet de boekhouder dan bij het opstellen van de jaarrekening?
Nou een jaarrekening is een overzicht van alle bezittingen en schulden binnen jouw bedrijf per laatste dag van het jaar. En is jouw eerste gedachte nu “ik heb toch geen schulden?” bedenk je dan even dat de bedragen van facturen die jij per 31 december nog moet betalen aan bijvoorbeeld jouw leverancier, maar waarvan de vervaldatum nog niet verstreken is, ook schulden zijn op dat moment.
Daarnaast bekijkt de boekhouder welke zaken meetellen voor de winst van jouw onderneming, voordat hij aan de slag gaat met de aangifte Inkomstenbelasting.
Zo zijn er een paar leuke feitjes (althans, dat vind ik), die de meeste ondernemers niet kennen.
Allereerst het verhaal van investeringen en afschrijvingen.
Heel kort gezegd mag je een grote investering van meer dan € 450,- niet in zijn geheel aftrekken van de winst. Heb jij dus een een laptop gekocht van € 1.100,- dan komt deze niet volledig ten laste van de winst. Voor grotere investeringen heeft de Belastingdienst bepaald, dat je in gedeeltes ten laste mag leggen van de winst. Meestal is dit in 5 jaar. En dan houdt de belastingdienst ook nog eens rekening met een restwaarde.
In het geval van deze laptop zal de boekhouder eerst bepalen hoeveel de laptop aan het einde van 5 jaar nog waard is. Zeg in dit geval € 100,- Deze € 100,- wordt van het totaalbedrag van € 1.100,- afgetrokken.
Het restbedrag van € 1.000,- wordt nu opgedeeld in 5 jaren en dat is € 200,- per jaar. Dat betekent dat de boekhouder voor deze laptop dit jaar maar € 200,- ten laste van de winst mag brengen.
Voor jou is dit hopelijk gelijk een eye-opener dat je er bij de Belastingdienst niet mee weg komt om ieder jaar een nieuwe laptop te kopen, zonder een oude te verkopen. Behalve natuurlijk als je aan kan tonen dat je bijvoorbeeld mensen in dienst hebt genomen die een laptop nodig hebben.
Maar wat gebeurd er dan met die € 800,- fictieve waarde van de laptop na het eerste jaar? Nou die wordt op jouw balans (en dus ook de jaarrekening) opgenomen als Inventaris.
Ok en dit was dus kort gezegd hahaha.
Dan nog een leuke.
Stel je verkoopt jaartrajecten en je verkoopt zo’n traject voor € 10.000,- op 1 juni. Jouw klant heeft de mogelijkheid dit bedrag volledig te betalen. “Mooi”, denk je. “Dat geld heb ik binnen”.
Ja, dat geld heb je inderdaad binnen, maar officieel gezien telt deze niet volledig mee voor jouw winst dit jaar. Als jij namelijk per 1 juni een verplichting aangaat voor één jaar naar jouw klant, dan zorgt dat ervoor dat je heel officieel gezien deze omzet van € 10.000,- moet verdelen over 12 maanden.
Nu zullen alleen hele grote bedrijven, die maandelijks sturen op hun cijfers, dit bedrag ook daadwerkelijk in 12 stukjes hakken, maar voor jou geldt wel dat als jouw verplichting van het ene jaar naar het andere jaar verloopt, je deze winst dus niet volledig op mag pakken in het jaar dat je het geld daadwerkelijk ontvangt.
Sterker nog. Stel dat je per 1 januari van volgend jaar een traject start, maar je factureert in december al vooraf aan jouw klant en de klant betaald ook al in december, dan nog is deze omzet voor het nieuwe jaar en telt deze niet mee voor de winst van de Inkomstenbelasting.
En andersom is dit dus ook voor de kosten die jij maakt! Denk dus vooral niet dat jij jouw winst nog kan drukken dit jaar, door een traject voor volgend jaar alvast te betalen.
Complex? Nee hoor. Stel jezelf gewoon de vraag: “voor welke periode is dit bedoelt” en je weet precies wanneer je hier Inkomstenbelasting over moet betalen.
Overigens kijk je voor de BTW en dus Omzetbelasting juist alleen naar wanneer de factuur is verstuurd.
Oke, misschien is het een klein beetje complex soms 😉 Maar dit zijn hele goede voorbeelden van wat een boekhouder met jouw cijfers doet en wat over het algemeen de ondernemers zelf niet direct door hebben.
Daarnaast is de boekhouder natuurlijk op de hoogte van alle Belastingwetten en weet hij of zij op welke zaken je wellicht ook geen of minder Inkomstenbelasting hoeft te betalen.
En ik zeg echt niet dat je alle regels tot in de puntjes moet kennen (anders zou je net zo goed alles zelf kunnen doen), maar ik raad je zeker aan om eens met jouw boekhouder samen naar jouw jaarrekening te kijken. Mocht daar dan iets op staan wat voor jou niet logisch is, dan kan je direct navragen hoe het zit. Op deze manier werken jij en jouw boekhouder samen aan jouw cijfers. Dat zorgt er niet alleen voor dat jij de cijfers achter jouw bedrijf beter leert kennen, maar ook dat jouw boekhouder jouw bedrijf beter leert kennen. Wellicht dat jouw boekhouder dan nog een advies komt die jou nog meer voordeel zou kunnen opleveren, maar waarvan hij niet wist dat dit op jouw bedrijf van toepassing kon zijn.
Hopelijk heb je hiermee meer inzicht in wat jouw boekhouder nou toch allemaal doet! Er zijn vast nog veel meer details te vermelden, maar dan zou deze podcast waarschijnlijk meer dan een uur duren 😉
Ik zou het superleuk vinden om van je toe horen hoe je deze podcast vindt! Is hij makkelijk te volgen of juist te technisch? Let me know!
Ook zou ik het supertof vinden als je een comment of rating achter laat bij mijn podcast, zodat ook andere ondernemers mij sneller kunnen vinden.
Rest mij niks anders om jou nog een hele fijne ochtend, middag of avond te wensen en je hoort mij snel weer!
Doei!