December komt al bijna tot een einde! Dat betekent dat ik de derde stap met je deel om de financiën van je bedrijf helemaal op orde te hebben in 2021. In de eerste week van december heb je besloten hoé jij de financiën volgend jaar wil doen. In de tweede week maakte je een begroting voor aankomend jaar. Nu is het tijd om te kijken wat je kunt doen met deze begroting door het jaar heen. Zo blijft jouw begroting niet ergens achterin een kast liggen tot het einde van het jaar, maar ga je er actief mee aan de slag. In deze stap leg ik je precies uit hoe je de begroting iedere maand weer kunt gebruiken om jouw financiën te rocken én op schema te blijven.
Hoe voelt jouw omzetdoel?
Pak allereerst de begroting voor 2021 erbij. Hoe fijn is het om deze doelen te hebben? Het geeft je aan het begin van het jaar – als het goed is – meteen een excited gevoel. Wie weet heb je allemaal dromen en verlangens waarvan je denkt: die kan ik met deze omzet- en winstdoelen waarmaken! Tegelijkertijd kan ik me voorstellen dat je de doelen een beetje eng vindt. Misschien kijk je naar je begroting en denk je: hoe ga ik dit allemaal halen?
Maar eigenlijk is dat juist goed. Want als je al précies weet hoe je jouw omzet gaat halen voor 2021 zou ik zeggen: doe er een schepje bovenop. Want niets is fijner dan jezelf uitdagen. Juist wanneer je als ondernemer uitgedaagd wordt, komt je creativiteit los. Op die momenten denk je in mogelijkheden. Blijf het gevoel voor jezelf creëren waarbij je denkt: ik weet niet hoé ik het ga halen, maar ik ga er gewoon voor. Ben jij ontzettend comfortabel met je gestelde omzetdoel? Doe meer en gooi er wat bovenop! Ook al weet je nog niet hoe je dat gaat halen, ik weet zeker dat het door het jaar heen duidelijk wordt.
Maar de grote vraag is natuurlijk: hoe weet je of je op schema bent met je financiën? Daarvoor moet je iedere maand bezig zijn met cijfers. Dat is een onderdeel van boekhouden, maar ook van bedrijfsvoering én van je dromen uit laten komen. Ik leg je in drie simpele stappen uit hoe jij het hele jaar door je financiën kunt tracken om jouw doelen te behalen. Stay tuned!
Stap 1: zet de jaarbegroting om naar maanddoelen
Als het goed is heb je de omzetdoelen, kosten en winstdoelen in de begroting voor 2021 opgeschreven op jaarbasis. Splits deze bedragen uit in maanden. Bedenk hierbij hoe jouw bedrijf werkt. Kun jij het jaar door iedere maand hetzelfde verdienen? Of werkt jouw bedrijf in seizoenen? Ligt het bijvoorbeeld in de zomer helemaal stil en kun je in de andere maanden knallen? Een voorbeeld: jouw omzetdoel is 120.000 euro. Als je iedere maand hetzelfde kunt verdienen, deel je dit bedrag door twaalf. Zo heb je iedere maand een omzetdoel van 10.000 euro. Als jouw bedrijf in seizoenen werkt, kun je besluiten in bepaalde maanden een omzetdoel van 15.000 euro op te schrijven, en in de andere maanden 5000 euro.
Hetzelfde geldt voor de kosten. Ook die moet je uitsplitsen per jaar. Het kan natuurlijk zijn dat jij in januari alle licenties betaald en daardoor relatief veel kosten hebt in deze maand. Op die manier is de winst misschien lager in januari. Dat is helemaal niet erg, maar wel goed om inzichtelijk te maken. Als je de omzetdoelen en kosten per maand bepaald hebt, kun je de brutowinst per maand uitrekenen. Aan de hand daarvan kun je weer de nettowinst opschrijven. Weet je niet hoe je van brutowinst naar nettowinst gaat? Neem contact met me op en ik stuur een berekening naar je toe!
Stap 2: Maak een template voor de werkelijke cijfers
Als het goed is heb je nu in Excel (of op papier) een overzicht van de omzetdoelen, kosten en winstdoelen per maand. Maak nu eenzelfde soort lay-out of template, maar dan voor de werkelijke cijfers. Die kun je dus nu nog niet invullen. Noteer aan het einde van elke maand je daadwerkelijke omzet, kosten en winst in deze template. In de loop van het jaar vul je op deze manier alle maanden netjes in.
Stap 3: vergelijk de begroting met de werkelijke cijfers
Nu heb je twee templates: één met de begrote cijfers en één met de werkelijke cijfers. We maken er nog een derde template bij. Daar zetten we de verschillen in: de werkelijke bedragen minus de begrote bedragen. Als je deze derde template ook aan het einde van iedere maand invult, kun je zien hoe je ervoor staat ten opzichte van de begroting. Zo weet je dus precies of je op schema ligt. Heb jij 2000 euro omzet gemaakt, terwijl je 1500 euro begroot had? Dan staat er op deze derde template + 500 euro. Had je juist 2500 euro begroot? Dan sta je 500 euro in de min. Vul deze verschillen niet alleen in voor de omzet, maar ook voor de winst. Dat is namelijk het belangrijkste, omdat jij daar jezelf van uitbetaald.
Stap 4: bijsturen als dat nodig is
Je hebt nu een manier om de verschillen te berekenen tussen de begrote winst en de daadwerkelijke winst. Maar de vraag is: wat ga je met die kennis doen? Ik noem een paar voorbeeldsituaties. Stel dat je eind januari meteen op een minbedrag uitkomt. Dit kan een teken zijn dat er iets mis is in de begroting. Misschien ben je bepaalde kosten vergeten, of vielen ze hoger uit. Als het om een hoog bedrag gaat dat impact heeft op jouw winst, adviseer ik de begroting aan te passen. Is het niet zo’n hoog bedrag? Kies ervoor om het verderop in het jaar recht te trekken. Zie het als trigger om op een later tijdstip meer winst te maken of ergens kosten te schrappen.
Belangrijke meetpunten zijn na het eerste kwartaal en na het tweede kwartaal. Ik adviseer om na het tweede kwartaal – dus tegen de zomer – échte keuzes te maken. Stel: je loopt qua omzet- en winstdoel voor op de begroting na het eerste half jaar. Dan kun je twee dingen doen: óf je geeft jezelf een nieuwe uitdaging voor het tweede half jaar en gooit er een schepje bovenop, óf je neemt bijvoorbeeld in december de hele maand vrij. Als ondernemer heb je de vrijheid om dit soort keuzes te maken. Geweldig toch?
Het kan natuurlijk ook zijn dat jij achterloopt qua winst na het eerste half jaar. Kijk op dat moment goed voor jezelf wat er niet gegaan is zoals jij had verwacht. Dat kan allerlei redenen hebben. Bepaal of je daarin moet bijsturen: kun je op een andere manier meer winst genereren? Of juist minder kosten maken?
Door iedere maand bij te houden of je op schema ligt met de financiën, kun je nooit aan het einde van het jaar verrast zijn als je jouw financiële doelen niet hebt behaald. Het is fijn om een begroting te hebben én deze iedere maand te monitoren, zodat je precies weet of je op schema loopt. En goed nieuws: als je dit systeem eenmaal hebt staan, is dit meteen weer een fijne basis voor 2022. Heb je vragen? Je weet me te vinden via mijn website en Instagram!
Laat me weten of jij aan de slag gaat om door het jaar heen jouw cijfers te tracken!