#12 – 4 tips om je financieel voor te bereiden op 2021 – part 1

In december gaat iedereen zich zo langzamerhand voorbereiden op het nieuwe jaar. Kijken naar wat goed ging én naar wat volgend jaar misschien anders kan. En omdat het december is, geef ik iedere week een tip om jouw bedrijf financieel voor te bereiden op 2021. Het was misschien een gek jaar, maar laten we ons alvast klaarstomen voor het nieuwe jaar. Laten we nieuwe dromen waarmaken en alle wensen voor jouw bedrijf uit laten komen. In december geef ik je iedere week tips zodat je in 2021 kunt rocken!

Nieuw boekhoudpakket? Dit is het moment

We beginnen deze week met een superpraktische tip. En wel over je boekhoudpakket. Niets is namelijk zo onhandig als halverwege het jaar wisselen van pakket. Dat betekent dat je alle facturen en banktransacties moet overzetten naar je nieuwe pakket. In mijn baan in de corporate branche was ik vaak betrokken bij dit soort irritante projecten en ik kan alleen maar adviseren: doe het niet. Wacht tot het nieuwe jaar met overzetten. Echt waar. De hoeveelheid werk die je je op de hals haalt als je halverwege het jaar overstapt, is enorm.

Maar december is het uitgelezen moment om wél naar je boekhoudpakket te kijken. Twijfel je over je huidige pakket en ben je van plan over te stappen? Er zijn een paar dingen waar je op moet letten bij de aanschaf van een nieuw pakket. Kijk allereerst of er nette facturen gemaakt kunnen worden in het pakket. Als dat niet kan, ga niet met dit pakket werken. Nog mooier is het als je in een boekhoudpakket offertes kunt maken. En automatische herinneringen kunt sturen. En het allermooiste? Als het boekhoudpakket jouw facturen via email kan versturen en daarbij een speciaal betaalverzoek meestuurt. Zo kunnen jouw klanten makkelijk en snel betalen.

Een goed boekhoudpakket bespaart je enorm veel tijd. Misschien moet je er iets meer voor betalen, maar de tijd die je overhoudt kun je weer besteden aan je bedrijf en je klanten. En dat levert uiteindelijk meer geld op! De laatste maand van het jaar is een goed moment om je te verdiepen in de verschillende boekhoudpakketten. Dan kun je op basis van je onderzoek besluiten of je wilt overstappen vanaf januari.

Structuur van je administratie

Een ander reflectiepunt voor het nieuwe jaar is de structuur van je administratie. Wanneer doe je die nu? Op welke dag? En hoe vaak per kwartaal doe je administratie? Als je dit op een rijtje hebt, stel jezelf de vragen: Werkt dit voor jou? Doe je te veel zelf? Of doet je boekhouder juist te veel? Ik doe bijvoorbeeld iedere week op vrijdagochtend mijn administratie. Nu hoor ik je denken: ugh, dat is wel heel veel. En misschien is dat ook zo, want de meeste ondernemers doen het ongeveer twee keer per maand.

Maar voor mij werkt één keer per week juist heel goed. Vroeger deed ik mijn administratie twee keer per maand, maar als het dan een keertje niet lukte – bijvoorbeeld omdat mijn dochter ziek was, of er iets tussenkwam – dan liep ik meteen achter de feiten aan. Ik was zeker nog in control, maar het bleef steeds in mijn hoofd zitten. En als ik dan administratie ging doen, duurde het veel langer. Nu ik er iedere week even voor ga zitten, ben ik meestal maar een halfuurtje kwijt. En wanneer administratie doen een keer niet lukt, is dat helemaal niet erg. Ik hoef hem niet in te halen, maar wacht gewoon tot de vrijdag erna.

Als jij nu het gevoel hebt dat je een beetje achter de feiten aanloopt met je financiële administratie, probeer dit dan voor 2021 anders in te richten. Bepaal of je meer wilt uitbesteden aan je boekhouder. Of misschien juist minder, omdat je zelf meer grip op de cijfers wilt hebben. Bekijk of een vast moment voor jou werkt en bedenk hoe vaak je eigenlijk administratie moet doen om controle te houden over je financiën.

Potjes-methode

Een derde praktisch punt om te bekijken in december, is de manier waarop je geld binnenkrijgt en waar je het vervolgens laat. Je hebt bijvoorbeeld het bekende ‘potjes-systeem’. Profit First is hier een voorbeeld van. Ik ben fan van deze methode, maar vind ook dat je dit niet moet overdrijven. Ik wil bijvoorbeeld op mijn eigen doorlopende rekening alleen geld hebben waar ik mijn kosten van betaal. De rest zit in potjes, bijvoorbeeld voor de Belastingdienst of om te sparen.

Even een opmerking over dit potje voor de Belastingdienst. Veel ondernemers raken gefrustreerd omdat daar ‘zoveel geld naartoe gaat’. Ik snap je, maar ik heb besloten mijn mindset hierop te veranderen en dat helpt enorm. Dus toch even een mindset-tip tussendoor in deze week met praktische tips. Ik heb besloten mijn mindset te veranderen naar: geld wat naar de Belastingdienst moet, is niet mijn geld. Als je een ton winst hebt gemaakt, moet er bijvoorbeeld nog een derde af aan belastingen. Eigenlijk is het deel waar het om draait het deel winst ná de belasting. Want dat is het bedrag waar je van kunt leven en investeren.

Naast een potje voor de Belastingdienst, kun je potjes hebben voor spaargeld. En daarbinnen weer verschillende potjes voor verschillende spaardoelen. Bijvoorbeeld een potje voor een investeringstraject bij een coach dat je graag wilt doen en een potje voor het kopen van een Chanel-tas. Het is goed om je te beseffen welke dingen jij belangrijk vindt om geld voor opzij te zetten. Op de dag dat je de administratie doet, kun je meteen al het binnengekomen geld doorsluizen naar de spaarpotjes en potjes voor de belastingen. Dit systeem werkt voor mij als een tierelier.

Sparen, sparen, sparen

Weet je niet precies hoeveel je opzij moet zetten? Gelukkig zijn daar berekeningen voor. Qua spaardoelen is het van belang te kijken naar het bedrag dat je nodig hebt om je doel te halen. Bepaal hoeveel er iedere maand binnenkomt en hoeveel je van dat bedrag kunt sparen. Ook voor het uitrekenen van het bedrag dat je moet betalen aan de Belastingdienst bestaan tools. Mocht je er niet uitkomen, stuur me vooral een berichtje. Ik kijk graag een keer met je mee om je financiën op een leuke manier op orde te krijgen. 

December is dus bij uitstek de maand om eens goed voor je financiën te zitten. Ga voor jezelf na: in hoeverre wil ik in 2021 op deze manier door? En wat wil ik graag anders? Doorloop de bovenstaande stappen én luister de komende weken naar mijn podcast, want daarin deel ik nog drie weken tips om je financiën in het nieuwe jaar helemaal te rocken. En heb je vragen? Ik vind het superleuk om je te helpen en van je te horen!

Liefs, 

Elise

P.S. wil je meer weten over de potjes-methode? Ik heb hier al eerder een podcast over opgenomen en deze vind je hier: Aflevering 4 – Hoe de potjes-methode voor of tegen je kan werken.