Yes! Mijn allereerste interview staat online! Met niemand minder dan Hebe Illing (36) van Bureau Up. Zij is dé dashboard-queen van Nederland. Wij kennen elkaar al bijna twee jaar en sparren en werken regelmatig samen. Daarom vind ik het superleuk om haar te interviewen over haar bedrijf, de manier waarop zij met cijfers omgaat én over het moederschap combineren met ondernemen.
Hebe, stel jezelf eerst voor! Wat doe je met jouw bedrijf Bureau Up?
“Ik maak dashboards voor grote en kleine ondernemers. Voor grote bedrijven en mkb’ers maak ik dashboards op maat en voor ondernemers bied ik ready-to-use dashboards aan. Deze kant-en-klare dashboards zijn gericht op ambitieuze zzp’ers die de belangrijke dingen in hun bedrijf willen meten en daarmee willen groeien. Ik heb bijvoorbeeld kant-en-klare dashboards voor Instagram, Active Campaign, Woocommerce en Moneybird.”
Waarom gebruiken ondernemers deze dashboards?
“Haha, er zijn veel mensen die niet eens weten dat het kan en waarom je het zou doen. Maar een dashboard geeft je een stuk inzicht én het is een tijdsbesparing. Er zijn bijvoorbeeld ondernemers die hun Instagram handmatig in Excel bijhouden, maar dat hoef je met een dashboard niet meer te doen. Het geeft een extra visueel inzicht. Ik werk zelf met dashboards en je krijgt er echt een boost van. Een dashboard is voor mij een van de belangrijkste tools om te groeien met mijn bedrijf. Het geeft me ook een andere money mindset. Het is nu voor mij bijvoorbeeld veel normaler om in geld te denken. Ook krijg ik een boost als ik zie dat mijn Instagram Stories omhooggaan. Je ziet gewoon wat je verdient en als dat veel is denk je: yes! Volgende maand ga ik weer mijn doel halen, of dit keer tien doen.”
Hoe ben je eigenlijk in dit werk terechtgekomen?
“Ik was in 2011 marketingmanager bij een internationaal bedrijf. We maakten daar de shift naar digitale marketing en ik vroeg op een gegeven moment waarom ze geen Google Analytics hadden? Die hadden ze wel, maar dat beheerde het hoofdkantoor in Canada. Ik wilde dat natuurlijk zélf meten en niet wachten tot ze in Canada een rapportje zouden uitdraaien. Ik had ervaring met Analytics vanuit eerdere banen en zo gingen we er steeds meer mee meten op mijn afdeling. Maar ook Analytics had – zeker in 2011 – zijn gebreken. Dus ik heb een mega-Excelsheet gemaakt met een berekening-systeem waarmee we konden zeggen of iets succesvol was of niet. Daardoor moest ik trouwens wel gedwongen met Excel werken. Daar was ik heel slecht in… Ik ben sowieso helemaal niet goed met cijfers! Mijn vader was wiskundeleraar en ik haalde altijd drieën… Mijn vriend heeft me nog economie-bijles moeten geven. Maar ik ben me erin gaan verdiepen, omdat ik per se wilde meten wat alles opleverde en niet zomaar geld wilde uitgeven zonder dit te weten.”
Moet je een Excel-nerd zijn – net als ik – om met een Excel-spreadsheet te werken?
“Nee je hoeft zeker geen nerd te zijn. Maar misschien wel een beetje als je er goed mee wilt werken haha. Als mensen zomaar wat doen, is het soms inefficiënt. Dat is niet erg, maar wel zonde van de tijd. Je kunt het beter goed laten inrichten door iemand die het wél weet, zodat je alles alleen maar in hoeft te vullen. Veel bedrijven en ondernemers zijn iedere maand bezig met het opnieuw uitvinden van het wiel, maar dat is niet nodig. Daarnaast is het goed om met data bezig te zijn. Als je een export maakt van je cijfers, besteed je er weer aandacht aan en kijk je naar jouw cijfers.”
Nu weet ik dat jij bij Bureau Up met een team werkt. Ik ben namelijk een van de trotse mensen die tot jouw team behoort als Excel- en dataspecialist. Hoeveel mensen heb jij in je team?
“Ik heb mensen die werk doen voor klanten en mensen die werken on the side. Zo werk ik bijvoorbeeld met twee Virtual Assistants. Zij beantwoorden mails, zetten dingen in WordPress, maken dingen op in Canva, bereiden presentaties voor, schrijven teksten en zetten de ready-to-use dashboards klaar. Daarnaast heb ik vier mensen die werk voor klanten doen. En het grappige is: ik heb niemand in het echt ontmoet! Als ik dit aan andere ondernemers vertel, vragen ze vaak of dit allemaal goed gaat? Zeker wel. Het gaat met allemaal stuk voor stuk zo goed, dat is gewoon super. Het is voor mij belangrijk dat ik een klik met iemand heb en dat diegene een fijne communicatiestijl heeft. Ik heb in mijn bedrijf gemerkt dat het belangrijk is dat je een vertrouwensband met iemand hebt én dat je goed kunt communiceren.”
Hoe ziet het dashboard van jouw bedrijf er eigenlijk uit?
“Het is all-in-one. Het kan uitgebreider, maar je moet het een beetje behapbaar maken. Kies een paar dingen uit die voor jouw bedrijf belangrijk zijn en laat het daarbij. Ik meet bijvoorbeeld mijn kosten, mijn omzet en het resultaat. Dat doe ik per maand en versus het jaar ervoor, om te kijken hoe dat zit. Mijn dashboard is meer een business-board dan een financiën dashboard. Ik kijk naar welke dashboards ik heb verkocht in een maand: waren dit dashboards op maat of de ready-to-use? Van de op maat gemaakte dashboards houd ik bij voor welke klanten ze zijn, bij de ready-to-use dashboards kijk ik welke soort het meest verkoopt. Daarbij houd ik bij via welke weg mijn klanten zijn gekomen. Via social media? En via welk kanaal? Of via een event? Welk event was dat? Daarnaast neem ik mee of ik actief acquisitie heb gevoerd of dat ondernemers spontaan bij mij komen. Al die dingen stop ik in een dashboard. Zo kan ik meten of er iets uit mijn efforts komt. Ik vind dat belangrijk, want je geeft bijvoorbeeld geld uit aan advertenties. Komt er niet uit wat je wilt? Dan ga je tweaken tot het beter gaat. Het is echt trial and error.”
Maar jij luistert ook heel erg naar je gevoel, toch?
“Ik kijk elke dag even in dat dashboard en zo weet ik wat er moet gebeuren. Maar het is niet alsof ik op basis daarvan al mijn beslissingen neem. Ik kijk naar cijfers en gebruik een stukje ratio, maar luister ook naar mijn gevoel. Die twee mix ik, want je kunt niet zonder een van de twee. Je moet niet alleen luisteren naar je gevoel, maar ik zou ook niet alles doen op basis van cijfers.”
“Zelf ben ik middenin coronatijd gestopt met een van mijn grootste klanten. Het was wel een dingetje, maar ik dacht: dit ga ik gewoon niet meer doen. Het brengt leuk op, maar het past totaal niet meer bij hoe ik mijn bedrijf wil voeren. Terwijl het een interessante klant was met leuke opdrachten, maar het was een soort interim-werk en dat wilde ik niet meer.”
Dan nog iets heel anders, want jij bent naast ondernemer ook moeder. Hoe combineer jij het moederschap met ondernemen in deze coronatijd?
“Het is zeker lastig. Ik denk dat elke ouder het op dit moment wel als een uitdaging ziet. Het is een ding. Je kan het niet even naar achter schuiven van: oh ja, ik ben moeder maar eigenlijk heeft het geen impact op mijn manier van ondernemen. Mijn dochter is zes en is redelijk makkelijk. Ik kan tegen haar zeggen: ga jij dat werkje doen en dan ga ik ook aan het werk. Maar als je ergens op moet focussen, is het lastig. Dan zegt mijn dochter: ‘Ik kan mijn planning niet vinden? Of waar is dit of dat?’ Ze haalt me toch uit mijn concentratie.”
“In de eerste lockdown zat ik thuis met mijn dochter zonder oppas. In de laatste weken van die lockdown heb ik een oppasmeisje genomen en dat is meteen mijn tip voor anderen in de lockdown: neem een oppas! Kijk rond in je buurt: misschien is er wel een tienermeisje dat zich verveelt en wat wil bijverdienen. Nu in de tweede lockdown is er meer duidelijk over het virus bij kinderen. In de eerste periode zagen we niemand, maar nu zeiden mijn ouders en schoonfamilie: laat je dochter maar komen. We hebben een soort schema: maandag daarheen, dinsdag is haar vader er, donderdag is ze met mij bij mijn ouders. Omdat er meer afwisseling in de week zit, is het makkelijker vol te houden. Als mijn vriend thuis is of mijn dochter ergens anders is, kan ik veel meer werk gedaan krijgen. Dus op die tijden moet ik mijn focuswerk doen!”
Ik snap je helemaal, want ik ben natuurlijk ook moeder. Nog een laatste vraag: ik hoor om me heen veel mensen die cijfers maar lastig vinden en Excel moeilijk. Wat zou je tegen hen willen zeggen?
“Daar kan ik heel veel over zeggen! Wat ik ten eerste grappig vind in mijn bedrijf, is het Moneybird-dashboard. Dat gaat over financiën en dat is voor mij dé backbone van je bedrijf. Maar het Instagram-dashboard is veel populairder, daar gaan mensen meer op aan. Instagram is ook belangrijk als je daar veel klanten uit wilt halen, maar de boekhouding, omzet en kosten zijn de basis van je bedrijf. Maar mensen zijn een beetje bang voor cijfers.”
“Ik denk dat als je wilt groeien met je bedrijf, je ook grip moet hebben op je cijfers. Je moet daar een stukje doorheen, want dat hoort gewoon bij ondernemen. Maar wanneer je een goede tool hebt, hoef je echt niet elke keer opnieuw te beginnen. Dat bestand is er voor je.”
Mooi gezegd! Elke ondernemer die zijn cijfers wél aangekeken heeft en daar grip op heeft zegt: vanaf dat moment is mijn bedrijf gewoon veranderd. Vanaf dat moment voel ik me meer ondernemer en weet ik veel beter waar ik mee bezig ben. Ik hoop dat meer ondernemers met mooie bedrijven die stap durven zetten.
“Kijk dat is nou een mooie afsluiter, daar ben ik het helemaal mee eens.”
Hebe ik vond het superleuk dat jij mijn allereerste gast wilde zijn! Wil je Hebe volgen? Dat kan op haar Instagram @hebe.bureau.up of via haar website www.bureauup.com. En ik zou het heel leuk vinden als je me laat weten wat je van dit interview vond! Stuur me een berichtje op Instagram of naar elise@themoneyflowmanager.com en laat van je horen!
Deze tekst is gebaseerd op aflevering 20 van The Money Flow Podcast en geschreven door Lotte Kuipers.